Come richiedere manifesti o mostre

In ragione del fatto che:
a) l'attività di ricerca, raccolta, catalogazione, conservazione e preparazione per l'esposizione dei manifesti ha comportato e comporta un impegno gravoso dal punto di vista temporale ed economico;
b) il patrimonio acquisito ha un valore storico e culturale che va preservato evitando perdite o danneggiamenti;
è fatto obbligo agli organizzatori delle esposizioni locali di fornire le più ampie garanzie di corretta gestione dei manifesti, dal momento del ritiro a quello della riconsegna.

Le modalità da rispettare
Il CDMPI, all'atto della richiesta:
- concorderà i tempi di cessione dei manifesti e richiamerà la necessità della puntualità e precisione nel ritiro e riconsegna di tutto il materiale;
- inviterà l'espositore ad esporre i manifesti in locali chiusi oppure sotto tettoie: comunque al riparo dalle intemperie e dai raggi del sole per evitare danni ai fogli di plastica che li ricoprono e scolorimento dei manifesti. Inoltre, è assolutamente necessario non appoggiare mai i manifesti per terra o su altre superfici polverose perché le custodie si rovinerebbero precocemente. Nel contempo, raccomanderà all'espositore di usare per l'affissione solo mezzi adatti al passaggio per gli appositi fori (chiodi, puntine, spago, ganci,) e mai scotch, colla o simili;
- chiederà all'espositore di indicare il nome e il recapito di un responsabile che si fa garante per il materiale avuto in consegna;
- chiederà assicurazioni all'espositore che i manifesti siano sorvegliati per tutto il periodo della loro esposizione al pubblico, onde prevenire possibili atti vandalici.

Da tenere presente, sia al momento della prenotazione e consegna, che nella fase di smontaggio che i manifesti sono raccolti e forniti a gruppi di un massimo di 15 in apposite cartelle contrassegnate, dopo gli indici di sezione e argomento, da lettere minuscole in successione (esempi: il manifesto B11-13 si trova nella cartella B11 a, invece il manifesto B11-16 si trova nella cartella B11 b, mentre il B11-49 si trova nella B11 d). Fanno eccezione i manifesti appartenenti a mostre tematiche già predisposte in apposite cartelle, contrassegnate dal titolo della sezione in cui, di solito, i manifesti sono inseriti. Al momento dello smontaggio della mostra i manifesti vanno sempre riposti nelle rispettive cartelle .

Si richiede anche un contributo spese la cui entità sarà commisurata al numero di manifesti o mostre richieste nonchè alle possibilità economiche dei gruppi o enti locali interessati. Tale contributo - del quale si richiederà, se possibile, un anticipo - sarà destinato al pagamento delle spese da noi sostenute per la realizzazione dell'Archivio, la sua conservazione e gestione e il suo ampliamento.

L'espositore e/o organizzatore della mostra locale sarà invitato a trasmetterci copia di tutto il materiale che sarà servito a pubblicizzare e valorizzare la mostra: manifesti, volantini, comunicati stampa pubblicati o meno, articoli di giornale, ecc.